Elaborar um cardápio diário, semanal ou mensal para uma empresa que disponibiliza serviços de refeições coletivas não é tarefa simples, pois exige muita experieência por parte dos profissionais responsáveis. A definição das receitas que farão parte do cardápio precisa ficar alinhada com o público-alvo, hábitos e cultura local dos clientes atendidos, além de ser integrada a todos os processos administrativos da empresa, como o estoque de produtos, logística, financeiros e compras.
Para auxiliar nesse processo e tornar possível maior controle e redução nos custos durante a elaboração do cardápio, existem, no mercado, sistemas com a função “Planejamento de Cardápio”. Nessa, são apresentados diferentes modelos de gestão, para que a empresa escolha a mais adequada e que eteja de acordo com a forma de trabalho já realizada.
Um dos modelos utilizados pelas grandes empresas do segumento é o “centralizado”, no qual a matriz é responsável pela elaboração do cardápio de todas as unidades e essas apenas analisam o cardápio, sugerindo alterações que podem ser acatadas pela matriz ou não. A grande vantagem desse modelo é o volume de compras, pois, com a padronização dos pratos, pode-se negociar com muita antecedência junto aos fornecedores um volume consolidado de produtos. Esse modelo não se aplica a clientes de produtos. Esse modelo não se aplica a clientes com cardápios diferenciados, pois esses não permitem um padrão. Uma possível desvantagem é a necessidade de ser ter uma equipe de planejamento na matriz, para atender a demanda de todas as unidades.
Outro modelo utilizado é o “descentralizado”, no qual as unidades são responsáveis por elaborar o cardápio, sem aprovação da matriz. Nesse caso, tem-se um cardápio bastante personalizado para o cliente, porém um volume consolidado de compras fica mais difícil. Dessa forma, recomenda-se que a empresa tenha uma área de compras informatizada, com uma ferramenta que possibilite a gestão das variáveis deste modelo.
Uma terceira opção é o modelo “padronizado ou misto”, em que a matriz elabora o cardápio de forma padronizada, porém as unidades possuem um limite de alterações desse cardápio, adaptando-o para cada cliente. Há sistemas no mercado que permitem manter as vantagens do modelo centralizado, sem perder o atendimento diferenciado ao cliente. Para isso, é padronizado apenas o produto principal, e as unidades são livres para preparar os demais produtos.
Além disso, há duasopções de ferramentas para planjemanto de cardápio disponíveis no mercado: a de cardápio mensal e a de cardápio diário. Na primeira, o usuário tem acesso ao que foi planejado nos dias anteriores e o que será planejado nos próximos dias. Na segunda ferramenta, o usuário, ao visualizar o cardápio do dia precisa sair da tela atual e procurar a elaboração dos dias anteriores ou posteriores, em outros relatórios.
A vantadem do cardápio mensal em relação ao diário é que o primeiro pode fazer a gestão de custos diários e mensal – utilizando uma única tela – e elaborar cardápios sempre variados, já que o planejamento mensal elimina os riscos de repetição de pratos.
